تبدیل فاکتور فروش به XML انبار مجازی IMED، روشی استاندارد برای ثبت سریعتر اطلاعات فروش و توزیع تجهیزات پزشکی است. برای انجام صحیح این فرایند باید اطلاعات فاکتور، کد کالا یا IRC، کد GLN، مشخصات خریدار و نوع سند را دقیق وارد و فایل را پیش از بارگذاری اعتبارسنجی کنید.
سوالات پرتکرار
فایل XML در IMED دقیقاً چه کاری انجام میدهد؟
فایل XML اطلاعات فاکتور، توزیع و مرجوعی را بهصورت ساختاریافته به سامانه منتقل میکند. این کار سرعت ثبت اطلاعات را افزایش میدهد و احتمال خطای انسانی را کاهش میدهد.
چرا بعضی فایلهای XML در IMED رد میشوند؟
خطا در ساختار XML، کد کالای نامعتبر، GLN اشتباه، اطلاعات ناقص طرف حساب یا انتخاب نوع سند نامناسب از دلایل رایج رد شدن فایل هستند. حتی اگر فایل از نظر فنی سالم باشد، ناسازگاری دادهها میتواند باعث رد شدن آن شود.
آیا برای همه شرکتها GLN لازم است؟
استفاده از GLN به نقش شرکت و نوع عملیات آن بستگی دارد. محل استفاده و مرجع انتخاب GLN برای واردکننده، توزیعکننده، انبار یا صنف میتواند متفاوت باشد؛ بنابراین باید GLN متناسب با طرف حساب و مقصد سند انتخاب شود.
آیا میتوان XML را از نرمافزار حسابداری تولید کرد؟
بله، به شرطی که نرمافزار بتواند اطلاعات فاکتور را بهدرستی با فیلدهای موردنیاز IMED تطبیق دهد. در غیر این صورت، فایل خروجی باید پیش از بارگذاری بازبینی و اعتبارسنجی شود.
مرجوعی کالا در انبار مجازی چگونه ثبت میشود؟
سند مرجوعی باید به سند یا فاکتور قبلی ارجاع داشته باشد و تعداد، تاریخ، نوع عملیات و علت برگشت بهدرستی ثبت شوند. ثبت ناقص این اطلاعات میتواند باعث مغایرت موجودی شود.
تفاوت واردکننده و توزیعکننده در ثبت سند چیست؟
واردکننده بیشتر با ورود اولیه کالا و اسناد مبدأ درگیر است، اما توزیعکننده روی جابهجایی، فروش و مدیریت موجودی تمرکز دارد. این تفاوت روی نوع سند، مقصد و GLN مورد استفاده اثر میگذارد.
بهترین راه کاهش خطا در فایل XML چیست؟
استفاده از قالب ثابت، دریافت اطلاعات از یک منبع مرجع، اعتبارسنجی فایل پیش از ارسال و تهیه چکلیست برای خطاهای پرتکرار، بهترین راههای کاهش احتمال رد شدن فایل هستند.