ثبت فاکتور در سامانه انبار مجازی IMED یکی از الزامات قانونی برای تمامی شرکت‌های فعال در حوزه تجهیزات پزشکی است. در این راهنمای جامع، شما را با دو روش اصلی ثبت فاکتور آشنا می‌کنیم: ثبت دستی تک‌به‌تک فاکتورها و بارگذاری انبوه از طریق فایل XML. این آموزش با جزئیات کامل، تصاویر مرحله‌به‌مرحله و نکات عملی، به شما کمک می‌کند تا بدون خطا و در کوتاه‌ترین زمان، فاکتورهای خود را ثبت کنید و از ریسک بلک‌لیست شدن جلوگیری نمایید.
مقدمات قبل از شروع
قبل از اقدام به ثبت فاکتور در سامانه IMED، باید اطمینان حاصل کنید که پیش‌نیازهای لازم را تأمین کرده‌اید. این مرحله آماده‌سازی، کلید موفقیت در ثبت بدون خطا است.
دریافت کد GLN یا کد انبار
کد GLN چیست؟
کد GLN (Global Location Number) یک شناسه استاندارد بین‌المللی یکتا است که برای شناسایی مکان‌های فیزیکی مانند انبارها استفاده می‌شود. در سامانه انبار مجازی، هر محل انبارش کالا باید دارای یک کد GLN باشد.
مراحل دریافت و ثبت کد GLN:
درخواست کد GLN: از طریق سامانه register.imed.ir وارد پنل کاربری خود شوید. از منوی اصلی، به بخش «GLN» بروید و درخواست کد جدید را ثبت کنید.
تأیید اطلاعات: پس از ثبت درخواست، اطلاعات شما توسط کارشناسان اداره کل تجهیزات پزشکی بررسی می‌شود. این فرآیند معمولاً ۳ تا ۷ روز کاری طول می‌کشد.
فعال‌سازی GLN در انبار مجازی: پس از تأیید کد GLN، باید آن را در سامانه انبار مجازی فعال کنید. از منوی «توزیع کالای وارداتی/تولیدی» > «GLN» > «ثبت GLN و مقدار ورودی» وارد شوید.
نکته حیاتی: مجموع موجودی در تمام GLNهای شما نباید کمتر یا بیشتر از موجودی کل انبار مجازی باشد. این یکی از رایج‌ترین خطاها است.
آماده‌سازی اطلاعات فاکتورها
قبل از شروع فرآیند ثبت، تمامی اطلاعات مورد نیاز را جمع‌آوری و آماده کنید:
| نوع اطلاعات | موارد مورد نیاز |
|---|---|
| فروشنده (شرکت شما) | کد GLN، نام کامل شرکت، آدرس دقیق انبار، شناسه ملی شرکت |
| دریافت‌کننده (خریدار) | کد GLN، نام کامل شرکت، آدرس دقیق انبار، شناسه ملی شرکت |
| اطلاعات محصول | کد IRC، نام تجاری و علمی، شماره لات، تاریخ انقضا (شمسی)، شماره اظهارنامه گمرکی، تعداد، قیمت واحد و مبلغ کل |
| اطلاعات فاکتور | شماره فاکتور، تاریخ صدور، مبلغ کل، تصویر واضح از فاکتور (برای روش دستی) |
نکته ضروری: تمامی اطلاعات باید با مستندات فیزیکی شما تطابق کامل داشته باشد.
روش 1: ثبت دستی فاکتورها (مرحله به مرحله)
روش دستی برای شرکت‌هایی با حجم کم تراکنش (کمتر از ۵۰ فاکتور در ماه) یا برای ثبت فاکتورهای تکی و اصلاحی مناسب است.
ورود به سامانه register.imed.ir
مرورگر خود را باز کنید و به آدرس register.imed.ir بروید.
اطلاعات کاربری (نام کاربری و رمز عبور) و کد امنیتی را وارد کنید.
در صورت فعال بودن، کد تأیید ارسال‌شده به موبایل را وارد نمایید.
تکمیل فرم ثبت توزیع
از منوی سمت راست، بخش «زنجیره توزیع کالا» یا «ثبت توزیع» را انتخاب کنید.
روی گزینه «ثبت جدید» کلیک کنید.
نوع توزیع را انتخاب کنید (اشخاص حقوقی/حقیقی).
اطلاعات فروشنده (شرکت شما) معمولاً به‌صورت خودکار بارگذاری می‌شود.
اطلاعات دریافت‌کننده را با دقت وارد کنید:
برای اشخاص حقوقی: شناسه ملی ۱۱ رقمی را وارد کنید.
برای اشخاص حقیقی: کد ملی ۱۰ رقمی را وارد کنید.
در بخش افزودن محصولات، برای هر قلم کالا:
کد IRC را وارد یا جستجو کنید.
شماره لات و تاریخ انقضا را دقیق وارد کنید.
تعداد و مبلغ را ثبت کنید.
شماره و تاریخ فاکتور را وارد کرده و مبلغ کل را بررسی کنید.
پس از بررسی نهایی، روی دکمه «ثبت» کلیک کنید. کد رهگیری را یادداشت نمایید.
آپلود تصویر فاکتور
در صورت نیاز، تصویر فاکتور را با فرمت JPG یا PDF و حجم حداکثر ۲ مگابایت آپلود کنید.
روش 2: بارگذاری فایل XML (پیشنهادی)
برای شرکت‌هایی با حجم بالای فاکتورها (بیش از ۵۰ فاکتور در ماه)، روش XML بهترین گزینه است. این روش سریع‌تر بوده و احتمال خطا را کاهش می‌دهد.
Anchor: "بهترین راهکار برای ثبت خودکار فاکتور"
(لینک به صفحه اصلی یا صفحه معرفی خدمات یکپارچه)دانلود فرم اکسل سفارش
پس از ورود به پنل، از منوی اصلی بخش «XML» را انتخاب کنید.
گزینه «دانلود فرم نمونه» یا «دریافت قالب اکسل» را کلیک کنید.
فایل‌های مورد نیاز (فاکتور فروش، مپینگ IRC و...) را دانلود کنید.
تکمیل صحیح فرم
دقت در تکمیل فرم اکسل، کلیدی‌ترین مرحله است.
ستون‌های فروشنده: GLN یا کد انبار خود را وارد کنید.
ستون‌های خریدار: کد یکتا، نام و کد ملی/شناسه ملی را دقیق وارد کنید.
ستون‌های محصول: کد IRC، شماره لات، تاریخ انقضا (به فرمت YYYY/MM/DD شمسی)، شماره اظهارنامه و تعداد را تکمیل کنید.
ستون‌های فاکتور: شماره، تاریخ و مبلغ فاکتور را ثبت کنید.
نکات مهم در تکمیل:
از کپی-پیست مستقیم برای کدها استفاده کنید.
از نقطه برای اعشار استفاده کنید (مثلاً 2.5).
سلول‌های خالی را به حال خود رها کنید (0 یا - نگذارید).
کد ملی باید ۱۰ رقم و شناسه ملی ۱۱ رقم باشد.
تبدیل به XML
پس از تکمیل فرم، باید آن را به XML تبدیل کنید. سه روش دارید:
استفاده از سرویس‌های آنلاین معتبر: فایل اکسل را آپلود کرده و XML آماده را دریافت کنید. این سرویس‌ها معمولاً خطاها را نیز شناسایی می‌کنند.
استفاده از نرم‌افزارهای دسکتاپ.
یکپارچگی با نرم‌افزار حسابداری: بهترین راهکار که فایل XML به‌طور خودکار تولید می‌شود.
لینک داخلی به Cluster 4: "برای اطلاعات بیشتر در مورد یکپارچگی با نرم‌افزار حسابداری کلیک کنید."
آپلود در سامانه
در پنل IMED، به بخش «بارگذاری فایل XML» بروید.
فایل XML تولیدشده را انتخاب و آپلود کنید.
پس از آپلود موفق، یک کد رهگیری دریافت می‌کنید که باید آن را یادداشت کنید.
نکات مهم در تکمیل فرم
نوع توزیع (بیمارستان، آزمایشگاه، داروخانه، ...)
انتخاب صحیح نوع دریافت‌کننده بسیار مهم است. برای مثال:
بیمارستان‌ها: نیاز به شناسه ملی دارند.
داروخانه‌ها: کد یکتا، کد عضویت در سازمان داروخانه‌داران است.
پزشکان: کد یکتا، کد نظام پزشکی است.
کد یکتای دریافت‌کننده
کد یکتا مهم‌ترین بخش فرم است. برای پیدا کردن آن:
از منوی XML سامانه، گزینه «دانلود لیست کدهای یکتا» را انتخاب کنید.
از مشتری بخواهید کد یکتای خود را به شما بدهد.
از قابلیت جستجو در سامانه استفاده کنید.
اطلاعات محصول (IRC، لات، اظهارنامه)
کد IRC: به حروف بزرگ و کوچک حساس است. حتماً از لیست رسمی کپی کنید.
شماره لات: عیناً از روی بسته‌بندی کپی شود.
شماره اظهارنامه: برای کالاهای وارداتی الزامی است.
رفع خطاهای رایج
لینک داخلی به Cluster 3: "برای مطالعه راهنمای کامل رفع خطاهای IMED اینجا کلیک کنید."
خطای کد ملی نامعتبر
علت: تعداد ارقام اشتباه (باید ۱۰ رقم باشد)، وجود کاراکتر اضافی، یا کد ملی غیرواقعی.
راه‌حل: از ابزارهای آنلاین اعتبارسنجی کد ملی استفاده کنید. فرمت سلول در اکسل را «متن» قرار دهید.خطای عدم تطابق IRC
علت: کد IRC اشتباه، منسوخ شده، یا محصول در انبار شما موجود نیست.
راه‌حل: کد را از سامانه TTAC کپی کنید. موجودی انبار مجازی خود را بررسی کنید.خطای تاریخ انقضا
علت: تاریخ گذشته، فرمت اشتباه، یا سال اشتباه.
راه‌حل: از فرمت استاندارد YYYY/MM/DD شمسی استفاده کنید. تاریخ را از روی بسته‌بندی کنترل کنید.بررسی وضعیت فایل در آرشیو
کدهای وضعیت مختلف
پس از آپلود، وضعیت فایل خود را در بخش «آرشیو» یا «پیگیری فایل‌های XML» بررسی کنید:
دریافت شده (Received): فایل آپلود شده و در صف بررسی است.
در حال پردازش (Processing): سامانه در حال بررسی اطلاعات است. (۱ تا ۳ روز)
تأیید شده (Approved): فایل با موفقیت پردازش شده است.
رد شده (Rejected): فایل دارای خطا است. گزارش خطا را دانلود و اصلاح کنید.
زمان پردازش
زمان استاندارد پردازش ۱ تا ۳ روز کاری است. توصیه می‌شود فایل‌ها را حداقل ۵ تا ۷ روز قبل از پایان ماه ارسال کنید.
تایید نهایی و کسر از انبار
پس از تأیید فایل XML:
سامانه یک بررسی نهایی انجام می‌دهد.
مقدار فروش رفته از موجودی انبار مجازی شما کسر می‌شود.
یک گواهی الکترونیکی ثبت توزیع صادر می‌شود.
پس از کسر، موجودی انبار خود را بررسی کنید تا از صحت آن مطمئن شوید.
آیا از پیچیدگی ثبت دستی و خطاهای مکرر خسته شده‌اید؟
جمع‌بندی
ثبت فاکتور در انبار مجازی IMED، با درک صحیح مراحل و رعایت نکات، فرآیندی قابل مدیریت است. روش XML برای حجم‌های بالا بسیار کارآمدتر است و با یکپارچگی با سیستم‌های حسابداری، میتوان تا ۹۰ درصد زمان را صرفه‌جویی کرد.
کلیدهای موفقیت:
آماده‌سازی دقیق اطلاعات قبل از شروع
استفاده از فرمت و ساختار استاندارد
اعتبارسنجی داده‌ها قبل از ارسال
پیگیری منظم وضعیت فایل‌ها
اقدام سریع در صورت بروز خطا
آیا هنوز سوالی دارید؟ تیم پشتیبانی ما آماده پاسخگویی است.
سوالات پرتکرار
چند روز طول می‌کشد تا فایل XML پردازش شود؟
معمولاً ۱ تا ۳ روز کاری، بسته به حجم صف سامانه.
آیا میتوان فایل XML رد شده را ویرایش کرد؟
بله، باید فرم اکسل را اصلاح کرده و مجدداً XML تولید و آپلود کنید.
حداکثر چند فاکتور در یک فایل XML قرار می‌گیرد؟
حداکثر ۵۰۰۰ رکورد در هر فایل.
اگر کد یکتای دریافت‌کننده را نداشته باشم چه کنم؟
لیست کامل کدها را از منوی XML سامانه IMED دانلود کنید.
آیا میتوان فاکتورهای قدیمی را ثبت کرد؟
بله، معمولاً تا ۶ ماه گذشته امکانپذیر است. برای فاکتورهای قدیمیتر نیاز به توجیه دارید.
فرق بین ثبت دستی و XML چیست؟
روش دستی برای تعداد کم مناسب است اما زمانبر است. روش XML برای حجم بالا بهینه، سریع و با خطای کمتر است.