شرکت‌های توزیع تجهیزات پزشکی برای ثبت صحیح فاکتور و ارسال اطلاعات به انبار مجازی IMED باید از آخرین کد یکتای مراکز دریافت‌کننده استفاده کنند. در این راهنما نحوه دریافت آخرین فایل کدینگ مراکز از سامانه register.imed.ir و بررسی فایل SaleXMLReceiverListCoding به‌صورت مرحله‌به‌مرحله آموزش داده شده است.
کد یکتای دریافت‌کننده در انبار مجازی IMED چیست؟
شرکت‌های توزیع تجهیزات پزشکی هنگام ثبت و ارسال اطلاعات فروش و فاکتورهای خود در زنجیره توزیع و انبار مجازی سامانه IMED، باید مرکز دریافت‌کننده کالا را به‌درستی مشخص کنند.
برای شناسایی مراکز دریافت‌کننده، اداره کل تجهیزات و ملزومات پزشکی برای هر مرکز یک کد دریافت‌کننده در نظر گرفته است. این کد در فایل کدینگ مراکز دریافت‌کننده قرار دارد و هنگام آماده‌سازی اطلاعات فاکتور و فایل XML اهمیت زیادی دارد.
با توجه به اینکه اطلاعات مراکز ممکن است در طول زمان تغییر کند، برخی کدها غیرفعال شوند یا برای یک مرکز کد جایگزین تعریف شود، شرکت‌های توزیع بهتر است از آخرین نسخه فایل کدینگ مراکز دریافت‌کننده استفاده کنند.
در این راهنما نحوه دریافت این فایل از سامانه اداره کل تجهیزات و ملزومات پزشکی به آدرس register.imed.ir را مرحله‌به‌مرحله توضیح می‌دهیم.
چرا باید آخرین فایل کدینگ مراکز دریافت‌کننده را دریافت کنیم؟
استفاده از فایل به‌روز کدینگ باعث می‌شود هنگام ثبت فاکتور یا تولید فایل XML، کد صحیح مرکز دریافت‌کننده در اطلاعات فروش ثبت شود.
در فایل کدینگ ممکن است برای یک مرکز وضعیت فعال یا غیرفعال درج شده باشد. همچنین در برخی رکوردها، در صورت حذف یا تغییر یک کد قدیمی، کد جایگزین مشخص شده است.
بنابراین استفاده از یک فایل قدیمی می‌تواند باعث شود شرکت توزیع از کدی استفاده کند که دیگر معتبر نیست یا کد جدیدی جایگزین آن شده است.
مرحله اول؛ ورود به سامانه اداره کل تجهیزات پزشکی
ابتدا وارد وب‌سایت زیر شوید:
در این مرحله باید با نام کاربری و رمز عبور شرکت خود وارد سامانه شوید.
این راهنما مربوط به شرکت‌هایی است که در سامانه به‌عنوان شرکت توزیع فعالیت می‌کنند؛ بنابراین دسترسی منوها می‌تواند متناسب با نوع حساب کاربری شرکت متفاوت باشد.
مرحله دوم؛ ورود به منوی زنجیره توزیع کالا (XML)
پس از ورود به سامانه، در منوی بالای صفحه گزینه زنجیره توزیع کالا (XML) را پیدا کنید.
نشانگر ماوس را روی این گزینه قرار دهید تا زیرمنوی مربوط به عملیات XML و زنجیره توزیع نمایش داده شود.
در این بخش گزینه‌هایی مانند بارگذاری فایل XML، آرشیو و پیگیری فایل‌های بارگذاری‌شده و دریافت اطلاعات موردنیاز برای ثبت فاکتور در دسترس هستند.
مرحله سوم؛ انتخاب دریافت لیست آخرین کدینگ مراکز دریافت‌کننده
از زیرمنوی زنجیره توزیع کالا (XML) روی گزینه زیر کلیک کنید:
دریافت لیست آخرین کدینگ نوع و مراکز دریافت‌کننده فاکتور
با انتخاب این گزینه، صفحه مربوط به دریافت آخرین اطلاعات مراکز دریافت‌کننده فاکتور باز می‌شود.
این صفحه مرجع مناسبی برای دریافت نسخه به‌روز کدهای مراکزی است که شرکت‌های توزیع می‌توانند در اطلاعات فاکتورهای خود از آن‌ها استفاده کنند.
مرحله چهارم؛ دریافت فایل اکسل کلیه مراکز دریافت‌کننده
در صفحه بازشده چند بخش برای دریافت اطلاعات کدینگ مشاهده می‌شود.
برای دریافت فهرست کامل مراکز، باید در قسمت لیست کدینگ کلیه مراکز دریافت‌کننده فاکتور توزیع روی دکمه زیر کلیک کنید:
خروجی اکسل لیست کدینگ کلیه مراکز دریافت‌کننده فاکتور توزیع
با کلیک روی این دکمه، آخرین فایل کدینگ مراکز از سامانه دریافت خواهد شد.
در همین صفحه تاریخ آخرین به‌روزرسانی فایل نیز نمایش داده می‌شود. بهتر است هنگام دریافت فایل، این تاریخ را نیز بررسی کنید تا مشخص باشد اطلاعاتی که در اختیار دارید مربوط به چه نسخه‌ای از کدینگ سامانه است.
فایل دانلودشده از سامانه چه فرمتی دارد؟
پس از انتخاب خروجی اکسل، سامانه فایل را به‌صورت یک فایل فشرده در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
نام فایل دانلودشده می‌تواند به شکل زیر باشد:
SaleXMLReceiverListCoding.rar
پس از Extract کردن فایل فشرده، یک فایل Excel با نام زیر در اختیار شما قرار می‌گیرد:
SaleXMLReceiverListCoding.xlsx
این فایل شامل اطلاعات کدینگ مراکز دریافت‌کننده فاکتور است و می‌توان از آن برای پیدا کردن کد صحیح مرکز، بررسی وضعیت اعتبار کد و کنترل کدهای جایگزین استفاده کرد.
ستون‌های فایل SaleXMLReceiverListCoding چه اطلاعاتی دارند؟
فایل اکسل دریافت‌شده شامل چند ستون اطلاعاتی است که هرکدام بخشی از مشخصات مرکز دریافت‌کننده را نشان می‌دهند.
کد دریافت‌کننده
مهم‌ترین ستون فایل، کد دریافت‌کننده است.
این کد شناسه‌ای است که برای شناسایی مرکز دریافت‌کننده در فرایندهای مرتبط با زنجیره توزیع و ثبت اطلاعات فاکتور مورد استفاده قرار می‌گیرد.
هنگام آماده‌سازی فاکتور یا تولید XML باید اطمینان حاصل شود که کدی که برای مرکز استفاده می‌شود، معتبر و به‌روز باشد.
نام دریافت‌کننده
در این ستون نام مرکز، مجموعه یا دریافت‌کننده‌ای که کد به آن اختصاص داده شده است نمایش داده می‌شود.
برای پیدا کردن یک مرکز می‌توانید علاوه بر کد، نام مرکز را نیز در فایل جست‌وجو کنید.
ماهیت دریافت‌کننده
این ستون نوع یا ماهیت مرکز دریافت‌کننده را مشخص می‌کند.
برای مثال ممکن است ماهیت دریافت‌کننده آزمایشگاه یا یکی دیگر از انواع مراکز ثبت‌شده در سامانه باشد.
این فیلد کمک می‌کند هنگام وجود مراکز همنام، نوع فعالیت مرکز نیز بررسی شود.
استان دریافت‌کننده
استان محل فعالیت مرکز دریافت‌کننده در این ستون قرار دارد.
بررسی استان یکی از روش‌های مناسب برای اطمینان از انتخاب مرکز صحیح، به‌خصوص در شرایطی است که چند مرکز نام مشابه دارند.
شهر دریافت‌کننده
این ستون شهر محل فعالیت مرکز را مشخص می‌کند و در کنار نام و استان می‌تواند برای شناسایی دقیق‌تر دریافت‌کننده استفاده شود.
شناسه ملی مرکز، کد ملی صاحب صنف، نظام پزشکی یا HIX
در فایل ستونی با عنوان:
شناسه ملی مرکز - کد ملی صاحب صنف - نظام پزشکی - HIX
وجود دارد.
بسته به ماهیت دریافت‌کننده، اطلاعات شناسه‌ای مرتبط با مرکز در این قسمت قرار می‌گیرد. بنابراین نوع شناسه موجود در این ستون می‌تواند با نوع مرکز متفاوت باشد.
نام دانشگاه علوم پزشکی مرتبط
در صورتی که برای مرکز، دانشگاه علوم پزشکی مرتبط ثبت شده باشد، نام آن در این ستون نمایش داده می‌شود.
این اطلاعات می‌تواند برای کنترل موقعیت و مرجع مرتبط با برخی مراکز درمانی مورد استفاده قرار گیرد.
شرح آخرین تغییرات
یکی از ستون‌های مهم فایل، شرح آخرین تغییرات است.
اگر کد یک مرکز به دلایلی تغییر کرده، حذف شده یا اصلاحی روی اطلاعات آن صورت گرفته باشد، ممکن است توضیحات مربوط به آن در این ستون درج شود.
برای مثال در برخی رکوردهای فایل، ذکر شده که یک کد به دلیل ثبت تکراری مرکز حذف شده و کد دیگری به‌عنوان کد صحیح معرفی شده است.
به همین دلیل هنگام مشاهده یک کد غیرفعال، بهتر است این ستون نیز بررسی شود.
کد جایگزین
اگر یک کد قدیمی دیگر قابل استفاده نباشد و برای آن کد جدیدی تعریف شده باشد، مقدار کد جدید می‌تواند در ستون کد جایگزین ثبت شود.
وجود مقدار در این ستون نکته بسیار مهمی است؛ زیرا در چنین شرایطی صرفاً پیدا کردن نام مرکز کافی نیست و باید بررسی شود که آیا کد فعلی هنوز معتبر است یا خیر.
آخرین وضعیت اعتبار کد
این ستون مشخص می‌کند کد دریافت‌کننده در آخرین نسخه فایل چه وضعیتی دارد.
در فایل، وضعیت‌هایی مانند:
فعال
غیرفعال
مشاهده می‌شود.
برای استفاده در اطلاعات جاری شرکت، باید وضعیت این ستون با دقت بررسی شود و از استفاده بدون بررسی از کدهای غیرفعال خودداری شود.
تاریخ آخرین بازنگری
اگر اطلاعات یک کد بازنگری یا تغییر کرده باشد، تاریخ مربوط به آن می‌تواند در ستون تاریخ آخرین بازنگری ثبت شود.
این ستون به کاربر کمک می‌کند متوجه شود آخرین تغییر وضعیت آن رکورد در چه تاریخی انجام شده است.
نام صاحب مجوز صنف
این ستون طبق عنوان فایل برای گروه اصناف در نظر گرفته شده و می‌تواند نام صاحب مجوز صنف را نمایش دهد.
GLN
آخرین ستون فایل با عنوان GLN مشخص شده است.
در صورتی که برای مرکز دریافت‌کننده اطلاعات GLN ثبت شده باشد، مقدار مربوطه می‌تواند در این ستون قرار گیرد.
برای پیدا کردن کد یک مرکز در فایل اکسل چه کاری انجام دهیم؟
پس از بازکردن فایل اکسل، ساده‌ترین روش این است که با استفاده از قابلیت جست‌وجوی Excel، نام مرکز موردنظر را پیدا کنید.
بااین‌حال پیشنهاد می‌شود فقط به نام مرکز اکتفا نکنید و اطلاعات زیر را نیز بررسی کنید:
نام دریافت‌کننده
ماهیت دریافت‌کننده
استان
شهر
شناسه ملی یا شناسه مرتبط
آخرین وضعیت اعتبار کد
شرح آخرین تغییرات
کد جایگزین، در صورت وجود
این کار احتمال انتخاب اشتباه یک مرکز همنام یا استفاده از کد قدیمی را کاهش می‌دهد.
اگر وضعیت کد دریافت‌کننده غیرفعال باشد چه کنیم؟
اگر مرکز موردنظر را پیدا کردید اما مقدار ستون آخرین وضعیت اعتبار کد برابر با «غیرفعال» بود، قبل از استفاده از آن کد باید ستون‌های شرح آخرین تغییرات و کد جایگزین را بررسی کنید.
در فایل فعلی نمونه‌هایی وجود دارد که یک کد به دلیل ثبت تکراری مرکز غیرفعال شده و کد صحیح دیگری به‌عنوان کد جایگزین اعلام شده است.
بنابراین کد غیرفعال نباید صرفاً به دلیل تطابق نام مرکز در فاکتور جدید استفاده شود.
هر چند وقت یک‌بار فایل کدینگ مراکز را به‌روزرسانی کنیم؟
از آنجا که اطلاعات کدینگ می‌تواند در سامانه IMED تغییر کند، بهتر است شرکت‌های توزیع فایل دریافت‌کنندگان را به‌صورت دوره‌ای به‌روزرسانی کنند.
به‌خصوص در شرایط زیر دریافت نسخه جدید توصیه می‌شود:
قبل از به‌روزرسانی بانک اطلاعاتی مراکز در نرم‌افزار شرکت
زمانی که کد یک مرکز در سامانه با خطا مواجه می‌شود
زمانی که مرکز اعلام می‌کند کد دریافت‌کننده آن تغییر کرده است
زمانی که مدت زیادی از دریافت فایل قبلی گذشته است
پیش از انجام Import گروهی اطلاعات مراکز در نرم‌افزارهای فروش یا انبار
استفاده از فایل کدینگ در نرم‌افزارهای شرکت‌های توزیع
در شرکت‌هایی که تعداد فاکتورها و مراکز طرف حساب زیاد است، جست‌وجوی دستی این فایل برای هر فاکتور روش مناسبی نیست.
بهتر است آخرین نسخه فایل کدینگ به نرم‌افزار داخلی شرکت وارد شود و اطلاعات دریافت‌کنندگان به‌صورت ساختاریافته نگهداری شود.
در چنین حالتی نرم‌افزار می‌تواند هنگام ثبت یا تولید فایل فروش، کد مرکز دریافت‌کننده را از بانک اطلاعاتی به‌روز انتخاب کند و حتی وضعیت فعال یا غیرفعال بودن کد را پیش از تولید XML کنترل کند.
نکات مهم هنگام استفاده از کد دریافت‌کننده
همیشه آخرین نسخه فایل کدینگ سامانه را ملاک قرار دهید.
تنها بر اساس نام مرکز، کد را انتخاب نکنید.
استان، شهر و ماهیت دریافت‌کننده را نیز کنترل کنید.
ستون «آخرین وضعیت اعتبار کد» را بررسی کنید.
اگر کد غیرفعال است، حتماً «شرح آخرین تغییرات» و «کد جایگزین» را ببینید.
در صورت نگهداری کدها در نرم‌افزار داخلی، پس از دریافت فایل جدید بانک اطلاعاتی خود را نیز به‌روزرسانی کنید.
تاریخ آخرین به‌روزرسانی فایل در سامانه را بررسی کنید.
جمع‌بندی
کد دریافت‌کننده یکی از اطلاعات مهم در فرایند ثبت فاکتور و زنجیره توزیع کالا برای شرکت‌های توزیع تجهیزات پزشکی است.
برای دریافت آخرین اطلاعات، ابتدا باید با حساب شرکت توزیع وارد register.imed.ir شوید، سپس از منوی زنجیره توزیع کالا (XML) گزینه دریافت لیست آخرین کدینگ نوع و مراکز دریافت‌کننده فاکتور را انتخاب کنید.
در صفحه بعد با انتخاب خروجی اکسل لیست کدینگ کلیه مراکز دریافت‌کننده فاکتور توزیع فایل به‌روز کدینگ دریافت می‌شود.
فایل دانلودی به‌صورت فشرده و با نام SaleXMLReceiverListCoding.rar ارائه می‌شود و پس از استخراج، فایل SaleXMLReceiverListCoding.xlsx در اختیار شما قرار می‌گیرد.
هنگام استفاده از این فایل، علاوه بر کد و نام مرکز، باید وضعیت اعتبار، شرح آخرین تغییرات و کد جایگزین نیز بررسی شود تا از ثبت کدهای قدیمی یا غیرفعال در اطلاعات فاکتور جلوگیری شود.